СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНЫМ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫМ УЧРЕЖДЕНИЕМ

Буркова С.Н., студентка,

Стовба А.В., к.ф.н., доцент

Мальцев Д.В., к.х.н., доцент

Бирский филиал УУНиТ, г. Бирск, Россия

Аннотация. Статья рассматривает актуальную проблему совершенствования документационного обеспечения управления муниципальным образовательным учреждением. Изучены основные проблемы, возникающие в этой области, такие как разбросанность информации, несоблюдение законодательства и недостаточная автоматизация процессов. Предложены практические рекомендации по созданию единой информационной системы управления документацией, стандартизации процессов документооборота, повышению квалификации персонала и внедрению системы мониторинга и контроля.

Ключевые слова: управление, муниципальное образовательное учреждение, документационное обеспечение, эффективность, качество, информационная система, стандартизация, мониторинг, контроль.

В современном обществе развитие образования и доступ к знаниям играют ключевую роль в формировании успешного будущего для каждого человека и общества в целом. Муниципальные образовательные учреждения являются основным каналом обеспечения доступности и качества образования на уровне регионов и муниципалитетов. Однако эффективность и качество образовательного процесса во многом зависят от системы управления такими учреждениями, а её ключевой составляющей является документационное обеспечение[2; 4; 5 ].

В сфере муниципального образования выделим проблемы, связанные с документационным обеспечением учреждений. Недостаточное качество и эффективность данного обеспечения создают серьезные препятствия для нормального функционирования учреждений и качественной реализации их образовательных программ.

Первая из проблем – это отсутствие системы хранения и обработки документов, что приводит к хаосу и разбросу информации. Бумажные документы, электронные файлы, записи в различных журналах и базах данных часто находятся в разных местах, неструктурированны и несогласованны. Это усложняет доступ к информации и затрудняет ее использование в управленческих процессах.

Вторая проблема связана с несоблюдением законодательства и стандартов в области документационного обеспечения. В сфере образования действует ряд законов и нормативных актов, требующих обязательного соблюдения при оформлении и хранении документов[6; 10]. Несоблюдение этих требований может привести к серьезным последствиям, включая административные штрафы и судебные разбирательства.

Третья проблема - потеря информации из-за неструктурированности документации. Отсутствие четко определенных процедур и правил архивации и хранения документов может привести к случайным удалениям, утерям или искажениям информации, что создает угрозу для непрерывности образовательного процесса и работы учреждения в целом.

Четвертая проблема касается затруднений в управлении и мониторинге деятельности учреждения из-за отсутствия систематизированной и структурированной документации. Необходимость оперативного доступа к информации о структуре учреждения, учебных планах, финансах и кадровых вопросах требует наличия четких и удобных для использования документов, что часто отсутствует из-за неорганизованности системы управления документами [7; 8].

Все эти проблемы в совокупности приводят к ухудшению работы учреждений образования, снижению их эффективности и качества образовательного процесса. Тем самым, совершенствование документационного обеспечения управления муниципальным образовательным учреждением становится крайне важной задачей, требующей комплексного подхода и внедрения современных технологий и методов управления информацией.

Для решения данных проблем, связанных с документационным обеспечением управления муниципальным образовательным учреждением, необходим комплексный подход [3; 9].

Создание централизованной электронной базы данных является первоочередной задачей. Эта база данных должна содержать всю необходимую информацию об учреждении: его структуру, персонал, финансы, учебные планы и программы. Такая система позволит обеспечить удобный и эффективный доступ к документации, что упростит работу с ней и повысит ее доступность для всех заинтересованных сторон [1].

Необходимо внедрить единые стандарты и процедуры оформления и обработки документов. Это поможет упростить и ускорить процессы управления, а также обеспечить их прозрачность и надежность. Внедрение стандартизированных процессов позволит снизить вероятность ошибок и несоответствий требованиям.

Обучение сотрудников учреждения основам работы с документацией и современным информационным технологиям является важным шагом в совершенствовании документационного обеспечения. Повышение профессиональной компетентности персонала способствует эффективной работе с документацией, что в свою очередь повышает эффективность управления учреждением в целом.

Регулярный анализ и оценка состояния документационного обеспечения позволят оперативно выявлять проблемы и недочеты. Создание системы мониторинга и контроля позволит в режиме реального времени отслеживать изменения в документах, а также принимать своевременные меры по их устранению. Такая система поможет поддерживать высокий уровень качества документационного обеспечения и обеспечить его непрерывное совершенствование.

На наш взгляд, реализация перечисленных шагов позволит муниципальным образовательным учреждениям значительно улучшить качество и эффективность своего документационного обеспечения, что в конечном итоге сказывается на качестве образовательного процесса и управления учреждением в целом.

Важно отметить, совершенствование документационного обеспечения управления муниципальным образовательным учреждением играет ключевую роль в обеспечении эффективного функционирования учреждения и повышении качества образовательного процесса. Результаты анализа проблем в данной области подчеркивают необходимость принятия комплекса мер для улучшения ситуации.

Внедрение единой информационной системы управления документацией, стандартизация процессов документооборота, повышение квалификации персонала и внедрение системы мониторинга и контроля являются ключевыми шагами на пути к совершенствованию документационного обеспечения. Реализация этих мер позволит муниципальным образовательным учреждениям эффективнее реагировать на современные вызовы и задачи, с которыми они сталкиваются в современном образовательном пространстве.

Таким образом, успешная реализация предложенных практических рекомендаций будет способствовать повышению эффективности управления и качества образовательного процесса в муниципальных образовательных учреждениях. Это, в свою очередь, содействует достижению общих целей образования и обеспечению качественного обучения для всех учащихся и студентов в современном мире.

Литература

1. Аскаров А.А., Стовба Е.В. Зарубежный опыт стратегического планирования развития сельских территорий на основе форсайт-технологий // Вестник НГИЭИ. 2019. № 8 (99). С. 77-85.

2. Гусманов Р.У., Низамов С.С. К вопросу цифровизации системы образования //  Модернизация аграрного образования: Сборник научных трудов по материалам VII Международной научно-практической конференции. Томск-Новосибирск, 2021. С. 166-169.

3. Гусманов У.Г., Стовба Е.В. Стратегическое планирование социально-экономического развития сельских территорий // Международный научный журнал. 2015. № 5. С. 65-71.

4. Низамов С.С. Цифровая трансформация системы образования // Современные цифровые технологии в деятельности образовательных организаций силовых ведомств: концепция, практика, инновации: Сборник материалов 4-й Международной конференции. Уфа, 2022. С. 51-55.

5. Соколов В.М., Стовба А.В. Медицинское образование и проблемы социально-ответственной реализации достижений биоэтики // Современные проблемы науки и образования. 2015. № 1-2. С. 251.         

6. Стовба А.В. Традиция и новация в развитии современного российского общества. Диссертация на соискание ученой степени кандидата философских наук / Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Башкирский государственный университет». Уфа, 2015. 151 c.

7. Стовба Е.В., Габдулхаков Р.Б., Иванов С.Е., Стовба А.В., Мешкова Н.Г. Цифровые технологии как инструмент повышения эффективности проектного управления развитием сельских территорий // Вестник Алтайской академии экономики и права. 2023. № 8-2. С. 255-261.

8. Стовба Е.В., Габдулхаков Р.Б., Иванов С.Е., Стовба А.В., Идрисова А.Т., Мешкова Н.Г. Использование современных цифровых технологий в системе организации муниципального управления региона // Конкурентоспособность в глобальном мире: экономика, наука, технологии. 2023. № 8. С. 135-139.

9. Стовба Е.В., Лукьянова М.Т., Ковшов В.А. Форсайткакинструментстратегическогопланированияипрогнозированияустойчивогоразвитиясельскихтерриторий // Аграрный вестник Урала. 2019. № 11 (190). С. 92-100.

10. Stovba E.V., Gabdulkhakov R.B., Stovba A.V., Meshkova N.G., Kolonskikh N.E. The natural resource potential developmen in rural areas in the context of the formation of the digital economy // Journal of Agriculture and Environment. 2022. № 3 (23).