ПРЕИМУЩЕСТВА И ПЕРСПЕКТИВЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СФЕРЕ

Нургалина К.Г.,студент

Губаева В.П., студент

Мухаметшина Г.С., к.э.н., доцент,

Бирский филиал УУНиТ, г.Бирск Россия

Аннотация: В этой статье рассматриваются преимущества и возможности электронного документооборота в сфере экономики. Излагаются ключевые преимущества, включая быстроту и комфорт, точность и стабильность, экономическую эффективность, защиту данных, а также повышение эффективности совместной деятельности и взаимодействия. Изучаются достоинства применения электронного документооборота в бизнесе, финансовом секторе, логистике и различных других областях экономической сферы.

Ключевые слова: электронный документооборот, преимущества, возможности, экономика, бизнес, скорость, экономическая эффективность, безопасность, совместная работа.

В современном мире, где скорость и эффективность являются ключевыми факторами успеха бизнеса, электронный документооборот становится неотъемлемой частью экономической деятельности. Традиционный документооборот, основанный на использовании бумажных носителей, часто сопряжен с высокими затратами и временными издержками. В условиях быстрого развития информационных технологий многие компании начинают переходить на электронный документооборот, который предлагает возможности не только для оптимизации внутренних процессов, но и для улучшения взаимодействия с клиентами и партнерами.Он предоставляет множество преимуществ и возможностей, которые могут значительно повысить как эффективность, так и надежность бизнес-процессов.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнителя или отправления; комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) – единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Если предприятие внедрило в свою деятельность электронную форму документов, это значит, что они все реже передают, хранят, обрабатывают информацию в бумажных носителях.

Одним из основных достоинств электронного документооборота является его скорость и удобство. В отличие от традиционного бумажного документооборота, который требует времени для передачи, обработки и хранения документов, электронные методы позволяют мгновенно передавать и обрабатывать файлы. Это значительно сокращает время выполнения задач и улучшает способность быстро реагировать на изменения в бизнес-процессах.

Кроме этого, электронный документооборот обеспечивает высокий уровень точности и надежности. Ошибки, возникающие из-за некорректного заполнения или утери бумажных документов, могут быть существенно уменьшены благодаря автоматизированным системам контроля и верификации. Это минимизирует риски потери информации и снижает вероятность возникновения ошибок.

Еще одним важным преимуществом электронного документооборота является его экономическая эффективность. Он позволяет значительно снизить расходы на печать, отправку и хранение бумажной документации. Также он упрощает управление документами и сокращает количество используемых бумажных носителей. Это не только экономит финансовые ресурсы, но и уменьшает негативное воздействие на экосистему.

Примером успешного внедрения системы ЭДО является программа «1С: Документооборот», широко используемая в различных отраслях и компаниях в России. Эта система предлагает удобные инструменты для управления документами, включая создание электронных писем, назначение задач и отслеживание статуса выполнения. Внесение данных происходит в режиме реального времени, что позволяет всем участникам процесса оперативно реагировать на изменения и обеспечивать своевременное выполнение задач. «1С: Документооборот» оснащен функционалом для интеграции с другими программами, что способствует более гармоничному взаимодействию различных бизнес-единиц внутри компании.

Кроме «1С:Документооборот», на российском рынке используются  и другие программы для ведения документооборота, такие как:

·        МОТИВ,

·        ДЕЛО,

·        DIRECTUM,

·        ЕВФРАТ,

·        DocsVision,

·        IBM Notes,

·        PayDox.

·        Контур.Диадок

Перспективы развития электронного документооборота исключительно многообещающие. В условиях глобализации и цифровизации экономики дальнейшее расширение использования ЭДО, в том числе через интеграцию с различными технологиями, такими как блокчейн и искусственный интеллект, может привести к еще большей автоматизации и оптимизации процессов. Эти технологии могут обеспечить не только более высокий уровень безопасности, но и позволить компаниям значительно ускорить процессы обработки информации.

В заключение, электронный документооборот представляет собой важный инструмент, способствующий повышению эффективности и конкуренции в экономической сфере. С учетом всех упомянутых преимуществ и перспектив, компании, которые не внедряют ЭДО, рискуют отстать от своих конкурентов в быстро меняющемся цифровом мире. Электронный документооборот не только экономит ресурсы, но и открывает новые горизонты для бизнеса, что делает его необходимым элементом стратегического подхода к управлению.

Литература

1. Белов, А.В. (2018). Преимущества электронного документооборота в экономике России. Журнал экономического развития, (3), 45-58.

2. Дмитриев, В.А. (2019). Роль электронного документооборота в повышении прозрачности и эффективности экономики России. Журнал управленческой бухгалтерии, (4), 56-67.

3. Иванова, Н.С. (2018). Возможности электронного документооборота для улучшения бизнес-процессов в российских организациях. Журнал бухгалтерии и аудита, (1), 34-45.

4. Козлов, А.Л. (2017). Преимущества электронного документооборота в снижении затрат и повышении эффективности экономической деятельности в России. Журнал экономического анализа, (2), 67-78.

5. Смирнов, В.М. (2019). Инновации в электронном документообороте и их влияние на экономику России.Журнал инновационной экономики, (3), 89-100.